Quattro chiacchiere con Marco Grussu, Partner & Senior consultant di Noa Solution su ARXivar Next
Marco parlaci di ARXivar Next, di cosa si tratta?
ARXivar Next è una soluzione per la gestione digitale delle informazioni e dei processi aziendali.
E’ la più diffusa in Italia ed è facilmente integrabile con i più conosciuti sistemi gestionali e disponibile per qualunque dispositivo, PC, Notebook, tablet o smartphone.
Circa 4000 aziende hanno scelto ARXivar Next per gestire con efficienza documenti e informazioni aziendali in ogni loro fase, ottimizzare e misurare qualsiasi tipo di processo e facilitare le interazioni collaborative.
Perché le aziende dovrebbero aver bisogno di questa soluzione?
Le necessità che hanno attualmente le aziende sono di due tipi, sia di carattere normativo che di carattere organizzativo. Grazie a questo strumento le aziende possono concentrare le informazioni di diversi sistemi in un unico punto permettendo a tutti coloro che lavorano con e nell’azienda di collaborare, avere sempre le informazioni a portata di mano, lavorare da remoto e integrare diversi sistemi.
Secondo la vostra esperienza, quale tra le migliorie che introduce la soluzione considerate più adatta ai vostri clienti?
Ci sono diversi punti di forza ma secondo noi i più importanti sono due: la disponibilità di tutte le informazioni, i documenti sulla propria postazione a prescindere da dove ci si trovi e la possibilità di tenere sotto controllo i più importanti processi aziendali. L’integrazione con il sistema ERP aziendale rappresenta poi un importante traguardo per la semplificazione del lavoro, e deve sicuramente essere presa in considerazione là dove si voglia automatizzare totalmente la gestione dei flussi di lavoro.
Ma non allunga le lavorazioni?
Assolutamente no, anzi la semplicità di utilizzo dell’interfaccia, la velocità nell’acquisizione del documento, l’ampia capacità di profilazione del documento e l’articolazione della struttura dell’archivio fanno sì che l’utilizzo di ARXivar possa ridurre fino al 50% i tempi di gestione dell’informazione.
L’introduzione di questo software comporta delle modifiche ai sistemi?
Non comporta assolutamente modifiche alla struttura aziendale dal momento che ne segue flussi e processi, al contrario l’implementazione di tale soluzione può costituire l’occasione per riesaminare e razionalizzare alcuni processi ridondanti, individuando così già in prima battuta le inefficienze dovute al consolidarsi nel tempo di prassi non consone con le regole di business dell’azienda.
Si tratta quindi di uno strumento utile per le aziende medio grandi?
Questa soluzione è utile per qualunque attività voglia avere un flusso ordinato di informazioni, noi siamo soliti dire che permette di avere una sorta di “segretario personale” che rammenta impegni, scadenze e priorità rispetto al flusso lavorativo cui si prende parte. Inoltre segue la crescita dell’azienda passando dall’ufficio amministrativo, a quello vendite e qualità fino all’ufficio del personale e alla produzione, il tutto riducendo costi diretti derivanti da acquisto di materiali come carta e toner e costi indiretti derivanti dal lavoro delle persone dedicato all’archiviazione dei documenti.
Alle aziende che hanno più sedi, a maggior ragione, consigliamo sempre una soluzione di gestione documentale che riduca i costi indotti dalla localizzazione frammentaria delle informazioni.
Ma non si rischia di avere delle fuoriuscite di informazioni strategiche?
Proprio dove si vogliono creare delle zone dove le informazioni circolano in maniera riservata la soluzione acquisisce una rilevanza strategica. La sofisticata gestione delle autorizzazioni legata a gruppi o singoli utenti permette di gestire in maniera ottimale la riservatezza. Inoltre tutela anche da responsabilità civili e penali previste dalla legge sulla privacy.
Come potete aiutare voi di Noa Solution le aziende che volessero adottare questa soluzione?
Noi di Noa Solution siamo sempre accanto ai nostri clienti e li accompagniamo nei processi di innovazione e trasformazione digitale. I nostri consulenti forniscono un’assistenza costante e professionale su questo tipo di soluzioni, frutto di un’esperienza ultra decennale.
